ارائه الگوی ارتباطات سازمانی مناسب در گروه ملی صنعتی فولاد ایران ( خلاصه ای از رساله دکترا)

ارتباطات یکی از مهمترین ابزار جامعه متمدن می باشد و می توان گفت که : « ارتباطات مهمترین عامل توسعه و تعالی انسانی است ، به عبارت دیگر ارتباطات برای موفقیت یک انسان متمدن امری حیاتی می باشند ».
همانطور که ارتباطات برای انسان متمدن حیاتی است برای انجام عملیات سازمانی یا به عبارت بهتر برای شکل گیری و بقاء سازمان نیز حیاتی می باشد؛ آنچنانکه هربرت سایمون می گوید : بدون ارتباطات ، سازمانی وجود نواهد داشت و به همین خاطر می توان گفت امکان تأثیر گروه بر رفتار فرد غیر ممکن خواهد بود . لذا ارتباطات وسیله ای است که از طریق آن وظایف اساسی مدیریت شکل می گیرد . مدیران از طریق ارتباطات هماهنگی ایجاد کرده و کارکنان را هدایت می کنند ، برنامه ریزی و کنترل را انجام می دهند و همانطور که ارتباطات مهمترین ارکان پدیدار شدن سازمانها است عامل تداوم بخش حیات آن نیز می باشد.
حجم ارتباطاتی که هر سازمان بدان نیاز دارد به عوامل متعددی بستگی دارد . ماهیت فعالیت و برناممه سازمان یکی از مهمترین این عوامل می باشند . برخی از سازمانها نظیر شرکتهای بیمه ، از دیگر سازمانها احتیاج بیشتری به ارتباطات دارند. همانطوری که میزان ارتباط هر انسان با انسان دیگر متفاوت است و احتیاجات و تواناییهای ارتباطی متفاوتی دارند ، سازمانها نیز که ترکیب متفاوتی از انسانها بوده و اهداف متفتوتی نیز دارند ، ترکیب ارتباطی متفاوتی ایجاد می کنند . هر چند که احتیاجات ارتباطی برای سازمان ها متفاوت است ، افراد در درون سازمان بیش از انچه که تصور می شود ، به فرایند ارتباطات روی می آورند . بر اساس یک تخمین عمومی پذیرفته شده بیش از 40 تا 60 درصد زمان کاری یک واحد تولیدی به شکلهای متفاوت ارتباطی صرف می شود . بعضی از کارکنان وقت بیشتری را صرف ارتباطات نسبت به دیگران می کنند و در واقع هرچه ساختار سازمانی بهتر و مناسب تر شکل گرفته باشد ارتباطات بین کارکنان بهتر انجام می گیرد . بهعنوان نمونه مدیران عالی بین 75 تا 90 درصد وقت خود را صرف ارتباطات می کنند و کارگران غیر ماهر در نقطه مقابل اینها به ارتباط کمتری نیاز دارند. بدین ترتیب ارتباطات وسیله مناسبی برای رسیدن به اهدف سازمانی می باشد ، اما به ندرت می توان سازمانی را یافت که از وضع ارتباطی خود راضی باشد. بر اساس یک نقل قول از یک مدیر عالی : « از تمام کارهایی که مدیران انجام می دهند در ارتباطات بدترین اند». یعنی اینکه در میان کارهای مدیران ارتباطات سخت ترین و دشوارترین کارهاست که اغلب مدیران آن را به درستی انجام نمی دهند. در یک بررسی جامع به منظور برسی راه های افزایش بازده واحدهای تجاری و صنعتی در سال 1992 صورت پذیرفت آشکار شد که : « عدم استفاده صحیح از اطلاعات و فقدان ارتباط کارآمد میان تصمیم گیرندگان و مجریان در واحدهای بزرگ و کوچک از مؤثرترین علل ناکامی این واحدها در دستیابی به اهداف مورد نظر و یا رقابت موفقیت آمیز با رقبا است ».
نتایج این تحقیقات نشان داد که تنها 30 درصد از گزارشها و بخشنامه ها و اطلاعیه های داخلی به گونه ای تنظیم می شوند که همه دریافت کنندگان به خوبی از مفاد آنها سر در بیاورند و 70 درصد بقیه دستورالعمل ها دارای کیفیتی نا مطلوب و توزیعی نامناسب می باشد. نکته دیگر عدم ارتباط صحیح ، عاطل ماندن ظرفیتهای مفید در واحدها می باشد. بی اطلاعی مدیران از تواناییهای بالقوه واحد خود سبب می شود که بسیاری از فعالیتهای مفیدی که می تواند موجب افزایش کارآیی شود انجام نگیرد و ممکن است هیچگاه شانس مطرح شدن و به فعل درآمدن این تواناییها فراهم نشود .
یکی از صاحبنظران بر این باور است که با وجود اهمیت فوق العاده ارتباطات در سازمانها مدیران عنایت کمتری به ممیزی ارتباطات داشته و این در حالی است که سازمانها هر سال مبالغ هنگفتی برای جلسات سازمان نیافته ، خبرنامه های غیر مفید ، ابزارها و تجهیزات گران قیمت غیر ضروری ارتباطی ، سرمایه گذاری می نمایند . در حالی که سرمایه گذاری کمتری در جهت برنامه ریزی ارتباطات صورت می گیرد .
یکی دیگر از صاحبنظران در یک پژوهش اقدام به جمع آوری مجموعه ای از دشواریهای سازمانی ناشی از سوء استفاده و عدم استفاده درست از اطلاعات نمود و به این نتیجه رسید که در سازمانها هر سال مبالغ زیادی از طریق اصلاح ارتباطات سازمانی می توان صرفه جویی کرد.